Laufwerk, SharePoint, Mail-Anhänge und Aktenordner: Die Datei gibt es dreimal, und keiner weiß, welche Version gilt.
Dokumentenmanagement für Service und Wartung
Dokumente, die an der Maschine leben, nicht im Laufwerk
Handbücher, Protokolle, Zeichnungen und Zertifikate liegen in SIMPL dort, wo sie gebraucht werden: an der Anlage und am Auftrag, strukturiert, versioniert und per Scan abrufbar.
Das Dokument existiert. Nur wo?
Handbücher und Zeichnungen verteilt über Laufwerke und Ordner
Welche Version gilt? Drei Dateien, drei Stände
Der Techniker vor Ort hat genau das eine Dokument nicht dabei
Beim Audit beginnt die Suche quer durch alle Systeme
Jedes Dokument hat einen Ort: die Maschine oder den Auftrag
Statt Ablage nach Laufwerk-Logik ordnet SIMPL Dokumente dem zu, worum es geht, und macht sie genau dort abrufbar.
Dokumente je Anlage und Auftrag, mit eigener Ordnerstruktur
Eine gültige Version, überall dieselbe
Abrufbar im Büro, in der App und per QR an der Maschine
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Die Zettelwirtschaft in unserem Unternehmen gehört dank SIMPL endlich der Vergangenheit an. Jetzt erfassen wir Kundenanfragen und Aufträge, inklusive aller relevanten Serviceberichte und Wartungsprotokolle, zentral in einer einzigen Lösung. Dadurch haben wir nicht nur volle Transparenz über alle Aufträge, sondern auch die Kommunikation im gesamten Team hat sich spürbar verbessert.
Britt van Deursen
Bereichsleiterin bei Wagner Eschweiler GmbH
Ablegen, finden, teilen, nachweisen
Vier Dinge muss Dokumentenablage im Service können. Hier sind alle vier.
Dokumente am Objekt
Das Dokument liegt da, wo gearbeitet wird
Handbuch an der Maschine, Prüfprotokoll am Einsatz, Zertifikat an der Anlage: Wer an einem Vorgang arbeitet, hat die passenden Dokumente direkt daneben, ohne Laufwerk-Odyssee.
Dokumente je Anlage, Auftrag und Kunde abgelegt
Serviceberichte und Protokolle landen automatisch am richtigen Ort
Per QR-Code direkt an der Maschine abrufbar
„Kundenanfragen können direkt über die QR-Codes an den Anlagen gestellt werden, und das mühsame Ausdrucken von Handbüchern ist endlich Geschichte.“
Ordner & Struktur
Deine Ablage-Logik, direkt an der Anlage
Lege Ordner an, auch innerhalb einer Anlage, und strukturiere Dokumente so, wie dein Betrieb denkt.
Ordnerstrukturen frei anlegen, auch je Anlage
Ablage per Drag & Drop, wie ihr es gewohnt seid
Struktur statt Datei-Friedhof, auch bei hunderten Dokumenten
Versionen & Serien
Eine neue Version, überall gleichzeitig aktuell
Dokumente tragen Typ, Sprache und Version, und was am Maschinentyp hinterlegt ist, gilt für die ganze Serie.
Dokumente mit Typ, Sprache und Version, z. B. Betriebsanleitung
Einmal am Maschinentyp hinterlegt, auf allen Maschinen aktuell
Alte Stände bleiben nachvollziehbar
Zugriff & Freigaben
Jeder sieht, was er sehen soll
Intern, für Techniker unterwegs oder freigegeben für Kunden im Portal und per QR: Du entscheidest je Dokument.
Techniker haben die Doku im Einsatz dabei
Freigaben für Kunden: Portal und QR-Seite
Interne Dokumente bleiben intern, technisch getrennt
Nachweis & Audit
Beim Audit ist alles einen Klick entfernt
Prüfprotokolle und Berichte liegen revisionssicher an der Anlage, mit Datum, Bearbeiter und Version.
Prüfprotokolle automatisch am richtigen Asset
Revisionssichere Ablage mit Datum und Bearbeiter
Kein Aktenordner-Wälzen vor dem Audit-Termin
Zusammenspiel mit SharePoint & DMS
Dein SharePoint bleibt. SIMPL bringt die Dokumente an die Maschine.
SIMPL ersetzt weder SharePoint noch dein DMS: Rechnungen, Verträge und die Office-Welt bleiben, wo sie sind. SIMPL übernimmt die Dokumente, die zu Maschinen und Aufträgen gehören, und auf Wunsch verbinden wir beide Welten.
SharePoint-Integration: vorhandene Ablagen anbinden statt umziehen
Klare Arbeitsteilung: Office-Dokumente dort, Maschinen-Doku hier
Keine Doppelablage, keine Systemablösung
Sieh dir deine Dokumente an der Maschine an
Erfahre in 30 Minuten, wie Handbücher, Protokolle und Zertifikate dorthin kommen, wo dein Team sie braucht.
Unverbindliches Gespräch mit unseren Experten
Konkrete Ideen für deine Dokumenten-Struktur
Persönlicher Ansprechpartner
Keine Vorbereitung nötig, bring einfach deine Fragen mit
Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement
Welche Dokumente verwaltet SIMPL?
Alles, was zu Maschinen, Aufträgen und Kunden gehört: Handbücher und Betriebsanleitungen, technische Zeichnungen, Prüfprotokolle und Zertifikate, Serviceberichte, Fotos und Abnahmedokumente. Ablage und Abruf passieren direkt am Objekt, an der Anlage, am Auftrag oder beim Kunden.
Können wir eigene Ordnerstrukturen anlegen?
Ja, du legst Ordner frei an, auch innerhalb einer Anlage, und strukturierst die Ablage so, wie dein Betrieb denkt, etwa nach Handbüchern, Zeichnungen und Prüfungen. So bleibt auch eine Akte mit hunderten Dokumenten übersichtlich.
Ersetzt SIMPL unser DMS oder SharePoint?
Nein, und das ist Absicht: Rechnungen, Verträge und die Office-Welt bleiben in deinem DMS oder SharePoint. SIMPL übernimmt die Dokumente, die an Maschinen und Aufträgen gebraucht werden, und über die SharePoint-Integration lassen sich vorhandene Ablagen anbinden, statt sie umzuziehen.
Wie kommen unsere bestehenden Dokumente ins System?
Per Upload und Drag & Drop, einzeln oder gesammelt, und bei großen Beständen über die SharePoint-Anbindung. Was am Maschinentyp hinterlegt wird, erscheint automatisch an allen Maschinen der Serie, das spart bei Serienprodukten den größten Teil der Arbeit.
Wer darf welche Dokumente sehen?
Das steuerst du je Dokument: intern fürs Team, verfügbar für Techniker im Einsatz, oder freigegeben für Kunden im Portal und auf der QR-Seite der Maschine. Interne Dokumente bleiben technisch getrennt und verlassen das System nicht.
Wie bleiben Versionen aktuell?
Eine neue Version ersetzt die alte an allen Stellen gleichzeitig, an der Anlage, im Portal und hinter dem QR-Code. Niemand arbeitet mehr mit einem veralteten Stand, und die Historie bleibt nachvollziehbar.
Intuitive Bedienung, die sofort läuft
SIMPL ist so gebaut, dass Techniker, Serviceleiter und Werkstattteams sofort damit arbeiten können – ohne lange Schulungen und ohne Überforderung.
Offlinefähigkeit für deine Techniker
Techniker können Aufträge, Formulare und Fotos vollständig offline erfassen – alles wird automatisch synchronisiert, sobald wieder Netz verfügbar ist.
Made & Hosted in Germany
Deine Daten liegen in zertifizierten deutschen Rechenzentren. Perfekt für Maschinenbauer und Industrieunternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen.
