Allgemeine Geschäftsbedingungen der SIMPL Technologies GmbH

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen der SIMPL Technologies GmbH, Sanitätsrat-Hallermann-Str. 13, 44359 Dortmund („SIMPL“) und ihren Kunden über die Nutzung der Software SIMPL als Software-as-a-Service sowie damit verbundene Leistungen.
2. SIMPL schließt Verträge nur mit Unternehmern im Sinne von § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.
3. Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Einkaufsbedingungen des Kunden gelten nicht. Das gilt auch, wenn SIMPL ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder Leistungen in Kenntnis davon erbringt. Sie gelten nur, wenn SIMPL ihnen schriftlich zustimmt.

§ 2 Vertragsschluss und Vertragsbestandteile

1. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde ein Angebot von SIMPL annimmt. Die Annahme kann schriftlich, in Textform (z. B. per E-Mail) oder durch elektronische Bestätigung in einem von SIMPL bereitgestellten Angebotssystem erfolgen.
2. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: (a) Angebot bzw. Auftragsbestätigung, (b) Service Level Agreement, soweit vereinbart, (c) Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), (d) Leistungsbeschreibung, (e) diese AGB. Für Fragen des Datenschutzes und der Auftragsverarbeitung geht der AVV vor.

§ 3 Leistungen von SIMPL

1. SIMPL stellt dem Kunden die Software SIMPL für die Vertragslaufzeit über das Internet zur Nutzung bereit. Umfang und Funktionen richten sich nach dem gebuchten Paket und der Leistungsbeschreibung.
2. Die Software läuft auf Servern in Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU. Der Kunde erhält keine Kopie der Software und keinen Quellcode.
3. SIMPL entwickelt die Software laufend weiter. SIMPL darf Funktionen ändern, ergänzen oder ersetzen, soweit die vertraglich vereinbarten Kernfunktionen erhalten bleiben und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.
4. Der Kunde ist selbst für die Internetverbindung, Endgeräte und einen aktuellen Browser bzw. die mobile App verantwortlich. Die Systemvoraussetzungen stehen in der Leistungsbeschreibung.
5. SIMPL darf zur Leistungserbringung Subunternehmer einsetzen, zum Beispiel für Hosting. SIMPL bleibt für deren Leistungen gegenüber dem Kunden verantwortlich. Subunternehmer, die personenbezogene Daten verarbeiten, stehen im AVV.

§ 4 Verfügbarkeit, Wartung und Support

1. SIMPL stellt eine Verfügbarkeit der Software von 99 % im Jahresmittel bereit. Gemessen wird die Erreichbarkeit der Anwendung am Übergabepunkt des Rechenzentrums zum Internet.
2. Nicht als Ausfall zählen: (a) angekündigte Wartungsfenster bis insgesamt 8 Stunden pro Kalendermonat, (b) dringende Sicherheitsupdates, (c) Störungen, die SIMPL nicht zu vertreten hat, insbesondere höhere Gewalt, Angriffe Dritter trotz angemessener Schutzmaßnahmen und Störungen außerhalb des Einflussbereichs von SIMPL, (d) Störungen, die der Kunde oder von ihm eingebundene Dritte verursachen.
3. SIMPL kündigt Wartungsfenster mit mindestens 2 Werktagen Vorlauf an und legt sie nach Möglichkeit außerhalb der Servicezeit nach Abs. 4.
4. Support erhalten Kunden Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr (Servicezeit), ausgenommen gesetzliche Feiertage in NRW sowie der 24. und 31. Dezember, per E-Mail an service@simpl.de und telefonisch unter 0231 99783800. Feste Reaktionszeiten gelten nur, wenn ein Service Level Agreement vereinbart ist.

§ 5 Einführungs- und Zusatzleistungen

1. Einrichtung, Schulung, Datenmigration, Konfiguration, Schnittstellen und Beratung („Zusatzleistungen“) erbringt SIMPL als Dienstleistung. Einen bestimmten Erfolg schuldet SIMPL nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart ist.
2. Zusatzleistungen werden nach Pauschale oder Aufwand laut Angebot berechnet. Ohne Vereinbarung gilt die jeweils aktuelle Preisliste von SIMPL. Reisekosten werden gesondert berechnet, soweit nicht anders vereinbart.

§ 6 Pilotphase

1. Ist im Angebot eine Pilotphase vereinbart, beginnt der Vertrag mit der Mindestlaufzeit nach § 13. Die Pilotphase umfasst die ersten 3 Monate ab Vertragsbeginn, soweit im Angebot nichts anderes steht.
2. Der Kunde kann den Vertrag zum Ende der Pilotphase mit einer Frist von 2 Wochen in Textform kündigen. Bereits erbrachte Einführungsleistungen und die Vergütung für die Pilotphase bleiben geschuldet. Eine für das Vertragsjahr im Voraus gezahlte Vergütung wird für die Zeit nach Vertragsende erstattet.
3. Kündigt der Kunde nicht, läuft der Vertrag bis zum Ende der Mindestlaufzeit weiter.

§ 7 Mitwirkung des Kunden

1. Der Kunde benennt einen Ansprechpartner, der Entscheidungen treffen oder kurzfristig herbeiführen kann.
2. Der Kunde stellt die für die Einführung nötigen Informationen, Stammdaten und Freigaben rechtzeitig bereit. Verzögert sich eine Mitwirkung, verschieben sich vereinbarte Termine entsprechend. Mehraufwand kann SIMPL nach Aufwand berechnen.
3. Der Kunde hält Zugangsdaten geheim, schützt sie vor dem Zugriff Dritter und informiert SIMPL unverzüglich, wenn er einen Missbrauch vermutet.
4. Der Kunde prüft Daten, die er in die Software übernimmt, auf Richtigkeit und darauf, dass er sie verarbeiten darf.
5. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, dass er bei der Nutzung der Software seine gesetzlichen, behördlichen und vertraglichen Pflichten einhält, insbesondere Prüf-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. SIMPL schuldet nicht, dass die Software bestimmte regulatorische Anforderungen des Kunden erfüllt, soweit dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.

§ 8 Nutzungsrechte und Nutzer

1. SIMPL räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software für eigene Geschäftszwecke zu nutzen. Verbundene Unternehmen des Kunden dürfen die Software nur nutzen, wenn dies im Angebot vereinbart ist.
2. Die Nutzung ist auf die gebuchte Anzahl benannter Nutzer beschränkt. Ein Nutzerkonto darf nur von einer Person genutzt werden. Der Kunde darf Nutzerkonten neu zuordnen, wenn eine Person die Software dauerhaft nicht mehr nutzt.
3. Der Kunde kann jederzeit weitere Nutzer hinzubuchen. Sie werden anteilig ab Freischaltung berechnet und laufen bis zum Ende der Vertragslaufzeit mit. Eine Reduzierung ist zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit möglich. Legt der Kunde mehr Nutzer an als gebucht, informiert SIMPL ihn in Textform. Beendet der Kunde die Mehrnutzung nicht innerhalb von 7 Werktagen, gelten die zusätzlichen Nutzer als hinzugebucht.
4. Der Kunde darf die Software nicht dekompilieren, nachbauen, an Dritte weitergeben, außer im Rahmen des Kundenportals, oder sie für den Aufbau eines Konkurrenzprodukts nutzen. §§ 69d, 69e UrhG bleiben unberührt.
5. Bei konkreten Anhaltspunkten für eine missbräuchliche oder rechtswidrige Nutzung, insbesondere bei Angriffen auf die Software oder Weitergabe von Zugängen, darf SIMPL betroffene Zugänge vorübergehend sperren. SIMPL sperrt nur so weit wie nötig, informiert den Kunden unverzüglich und hebt die Sperre auf, sobald der Grund entfallen ist.

§ 9 Kundendaten

1. Alle Daten, die der Kunde oder seine Nutzer in die Software einstellen oder dort erzeugen („Kundendaten“), bleiben beim Kunden.
2. SIMPL nutzt Kundendaten ausschließlich, um die vertraglichen Leistungen zu erbringen. SIMPL gibt Kundendaten nicht an Dritte weiter, außer an Dienstleister, die SIMPL zur Leistungserbringung einsetzt und die im AVV benannt sind.
3. SIMPL darf technische Nutzungs- und Betriebsdaten für Betrieb, Monitoring und Fehleranalyse verarbeiten und dafür Dienstleister einsetzen. Anonymisierte, nicht auf den Kunden oder Personen rückführbare Auswertungen darf SIMPL zur Verbesserung der Software und für Statistiken nutzen.
4. SIMPL sichert Kundendaten regelmäßig nach dem Stand der Technik. Der Kunde kann seine Daten während der Laufzeit über die Exportfunktionen der Software oder auf Anfrage beim Support exportieren.

§ 10 KI-Funktionen

1. Einige Funktionen nutzen Künstliche Intelligenz, zum Beispiel für Spracheingabe, Zusammenfassungen oder Vorschläge. Die Ergebnisse werden automatisiert erzeugt und können fehlerhaft oder unvollständig sein.
2. KI-Ergebnisse sind Vorschläge. Der Kunde prüft sie vor der Verwendung, insbesondere vor sicherheitsrelevanten Entscheidungen oder vor Weitergabe an Dritte.
3. SIMPL setzt für KI-Funktionen Dienstleister mit Verarbeitung in der EU ein. Sie sind im AVV benannt.
4. Der Kunde setzt die KI-Funktionen in eigener Verantwortung ein und ist insoweit Betreiber im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung). Er sorgt dafür, dass seine Nutzer im Umgang mit den Funktionen ausreichend geschult sind.

§ 11 Kundenportal und Drittsysteme

1. Über das Kundenportal kann der Kunde seinen eigenen Kunden Zugang zu ausgewählten Informationen geben („Portalnutzer“). Portalnutzer werden keine Vertragspartner von SIMPL. Der Kunde ist dafür verantwortlich, welche Daten er freigibt und dass Portalnutzer die Nutzungsregeln dieser AGB einhalten.
2. Bindet der Kunde Drittsysteme an (z. B. ERP, CRM, Microsoft 365), ist er für deren Betrieb, Lizenzen und Änderungen verantwortlich. SIMPL haftet nicht für Störungen, die durch Änderungen an Drittsystemen entstehen, die SIMPL nicht zu vertreten hat.

§ 12 Vergütung, Zahlung und Preisanpassung

1. Es gelten die Preise aus dem Angebot. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
2. Die laufende Vergütung wird jährlich im Voraus berechnet. Zusatzleistungen werden nach Erbringung oder laut Zahlungsplan im Angebot berechnet. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug fällig. SIMPL darf Rechnungen elektronisch stellen.
3. Gerät der Kunde mit einem fälligen Betrag mehr als 30 Tage in Verzug, darf SIMPL den Zugang nach vorheriger Ankündigung in Textform mit einer Frist von 14 Tagen sperren, bis der Betrag bezahlt ist. Der Datenexport nach § 14 bleibt auch während einer Sperre möglich. Gesetzliche Verzugsrechte bleiben unberührt.
4. SIMPL darf die laufende Vergütung einmal pro Vertragsjahr, frühestens 12 Monate nach Vertragsbeginn, an die Entwicklung des Verbraucherpreisindex für Deutschland (VPI, Statistisches Bundesamt) anpassen. Maßgeblich ist die Veränderung seit Vertragsbeginn bzw. seit der letzten Anpassung. Sinkt der Index, sinkt die Vergütung entsprechend. SIMPL kündigt die Anpassung mindestens 6 Wochen vorher in Textform an.
5. Steigt die Vergütung durch eine Anpassung nach Abs. 4 um mehr als 5 % gegenüber dem bisherigen Preis, kann der Kunde den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Anpassung kündigen.
6. Nachlässe aus dem Angebot gelten nur für die erste Mindestlaufzeit, soweit nichts anderes vereinbart ist. Für Verlängerungen entfallen sie.

§ 13 Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag beginnt mit dem im Angebot genannten Datum. Die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate, soweit im Angebot nichts anderes vereinbart ist.
2. Der Vertrag verlängert sich danach jeweils um 12 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der Laufzeit gekündigt wird.
3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für SIMPL insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung von mehr als zwei Monatsvergütungen in Verzug ist oder die Software trotz Abmahnung in erheblichem Umfang vertragswidrig nutzt.
4. Kündigungen bedürfen der Textform.
5. Das Recht des Kunden zum Anbieterwechsel nach § 14 Abs. 4 bleibt unberührt.

§ 14 Vertragsende, Datenexport und Anbieterwechsel

1. Nach Vertragsende kann der Kunde seine Kundendaten noch 3 Monate lang exportieren. Exportierbar sind sämtliche Kundendaten, insbesondere Aufträge, Tickets, Anlagen, Kunden und Kontakte, Wartungspläne, Berichte, Zeiten, Formulare und hochgeladene Dateien. SIMPL stellt sie in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit (z. B. CSV, XLSX, JSON, PDF für Berichte, Originalformat für Dateien).
2. Nach Ablauf dieser Frist löscht SIMPL die Kundendaten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Daten in Sicherungskopien werden im regulären Löschzyklus von höchstens 30 Tagen gelöscht.
3. Verlangt der Kunde die Löschung früher, löscht SIMPL früher und bestätigt dies auf Anfrage in Textform.
4. Der Kunde kann SIMPL jederzeit mit einer Frist von 2 Monaten in Textform mitteilen, dass er zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Infrastruktur wechseln oder seine Daten löschen lassen möchte (Art. 23 ff. Verordnung (EU) 2023/2854, „Data Act“). Nach Ablauf der Frist folgt eine Übergangszeit von 30 Tagen. In dieser Zeit läuft die Software weiter und SIMPL unterstützt den Export angemessen. Mit Abschluss des Wechsels endet der Vertrag. Abs. 1 bis 3 gelten entsprechend. Für die Wechselunterstützung berechnet SIMPL keine gesonderten Entgelte.
5. Endet der Vertrag nach Abs. 4 vor Ablauf der laufenden Vertragslaufzeit, schuldet der Kunde als Ausgleich die Vergütung, die bis zum Ende der laufenden Vertragslaufzeit angefallen wäre, abzüglich der von SIMPL dadurch ersparten Aufwendungen. Bereits gezahlte Vergütung wird angerechnet. Der Ausgleich ist kein Entgelt für die Wechselunterstützung.

§ 15 Mängelrechte

1. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich über die Supportkanäle und beschreibt sie so genau wie möglich.
2. SIMPL beseitigt Mängel in angemessener Zeit. SIMPL darf zunächst eine zumutbare Umgehungslösung bereitstellen.
3. Eine unerhebliche Minderung der Tauglichkeit begründet keine Mängelrechte. Eine Verfügbarkeit innerhalb von § 4 ist kein Mangel.
4. Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bei Vertragsschluss bereits vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.
5. Ein Kündigungsrecht des Kunden wegen Nichtgewährung des Gebrauchs (§ 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 BGB) besteht erst, wenn SIMPL ausreichend Gelegenheit zur Mängelbeseitigung hatte und diese fehlgeschlagen ist.

§ 16 Haftung

1. SIMPL haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei arglistig verschwiegenen Mängeln und im Umfang einer übernommenen Garantie.
2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet SIMPL nur für den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
3. In den Fällen von Abs. 2 ist die Haftung von SIMPL je Schadensfall auf die für das betreffende Vertragsjahr vereinbarte Nettovergütung und je Vertragsjahr insgesamt auf das Doppelte dieser Nettovergütung begrenzt.
4. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
5. Für den Verlust von Daten haftet SIMPL nur in Höhe des Aufwands, der zur Wiederherstellung aus der letzten ordnungsgemäßen Datensicherung erforderlich ist.
6. Ansprüche nach Abs. 2 verjähren in einem Jahr ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn.
7. Die Haftungsbeschränkungen gelten auch für Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von SIMPL.
8. Die Regeln dieses § 16 gelten auch für Ansprüche aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

§ 17 Datenschutz und Informationssicherheit

1. Soweit SIMPL personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien den Auftragsverarbeitungsvertrag von SIMPL nach Art. 28 DSGVO. Er regelt auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen und die Unterauftragnehmer.
2. SIMPL schützt die Software und die Kundendaten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik.
3. Prüfungen und Audits beim Kunden oder durch den Kunden bei SIMPL finden nur nach vorheriger Absprache statt. Einzelheiten und Kosten regelt der AVV. Gesetzliche Kontrollrechte nach Art. 28 DSGVO bleiben unberührt.

§ 18 Vertraulichkeit

1. Die Parteien behandeln alle vertraulichen Informationen der anderen Partei vertraulich und nutzen sie nur für diesen Vertrag. Vertraulich sind insbesondere Kundendaten, Preise, Angebote und technische Informationen.
2. Nicht vertraulich sind Informationen, die öffentlich bekannt sind, der empfangenden Partei bereits bekannt waren, ihr rechtmäßig von Dritten übermittelt wurden oder von ihr unabhängig entwickelt wurden.
3. Die Pflicht gilt bis 3 Jahre nach Vertragsende. Gesetzliche oder behördliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.

§ 19 Referenznennung

SIMPL darf den Kunden mit Namen und Logo als Referenz auf der eigenen Website, in Präsentationen und Vertriebsunterlagen nennen. Der Kunde kann dem jederzeit in Textform widersprechen. Weitergehende Veröffentlichungen, etwa Fallstudien oder Zitate, erfolgen nur mit Freigabe des Kunden.

§ 20 Änderungen dieser AGB

1. SIMPL darf diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn ein sachlicher Grund besteht, insbesondere neue gesetzliche Vorgaben, Rechtsprechung oder technische Entwicklungen. Das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung wird dadurch nicht zum Nachteil des Kunden verändert.
2. SIMPL teilt Änderungen mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Inkrafttreten, gelten die geänderten AGB. SIMPL weist in der Mitteilung auf diese Folge hin. Widerspricht der Kunde, gelten die bisherigen AGB bis zum Ende der laufenden Vertragslaufzeit fort.
3. Schließt der Kunde eine weitere Bestellung ab, die ausdrücklich auf eine nach Stand bezeichnete Fassung dieser AGB verweist, gilt diese Fassung ab Wirksamwerden der Bestellung für den gesamten Vertrag einschließlich aller bestehenden Bestellungen. Vereinbarte Preise, Laufzeiten und Leistungsumfang bleiben davon unberührt.

§ 21 Höhere Gewalt, Übertragung und Schlussbestimmungen

1. Keine Partei haftet für die Nichterfüllung von Pflichten, soweit sie auf höherer Gewalt beruht. Dazu zählen insbesondere Naturereignisse, Pandemien, Krieg, Streik, behördliche Maßnahmen und großflächige Störungen von Strom- oder Kommunikationsnetzen, die die Partei nicht zu vertreten hat. Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich. Dauert die Behinderung länger als 6 Wochen, kann jede Partei den Vertrag außerordentlich kündigen.
2. SIMPL darf den Vertrag mit allen Rechten und Pflichten auf ein mit SIMPL verbundenes Unternehmen oder einen Rechtsnachfolger übertragen, etwa im Rahmen eines Unternehmensverkaufs oder einer Umstrukturierung. SIMPL kündigt die Übertragung mindestens 1 Monat vorher in Textform an. Ist sie für den Kunden aus wichtigem Grund unzumutbar, kann er den Vertrag zum Zeitpunkt der Übertragung kündigen.
3. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
4. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Dortmund. SIMPL darf den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand verklagen.
5. Der Kunde kann Rechte aus diesem Vertrag nur mit Zustimmung von SIMPL abtreten. § 354a HGB bleibt unberührt.
6. Der Kunde darf nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.
7. Beide Parteien halten die für sie geltenden Exportkontroll- und Sanktionsvorschriften ein.
8. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.
9. Maßgeblich ist die deutsche Fassung. Übersetzungen dienen nur der Information.

SIMPL Technologies GmbH · Sanitätsrat-Hallermann-Str. 13 · 44359 Dortmund · service@simpl.de · AGB · Stand: November 2026