Unternehmen
Spezialist für vorbeugenden Brandschutz, Rauch- und Wärmeabzug, Lüftung und Tageslichttechnik. Planung, Errichtung und Wartung aus einer Hand. Gegründet 1991, Sitz Düsseldorf, weitere Standorte in München und Heidelberg.
ATMOS KUNDENREFERENZ
Von verstreuten Projektakten zur vollständigen Anlagenstruktur
Wie ein Spezialist für vorbeugenden Brandschutz, Rauch- und Wärmeabzug und Lüftungstechnik heute rund 10.000 Prüf- und Wartungsberichte im Jahr digital erstellt, über 2.000 einzelne Anlagen und Komponenten bis hinunter zum Antriebszylinder führt und dabei Microsoft Navision und Personio beidseitig mit SIMPL verbindet.
Lüftungs- & Brandschutztechnik
Assetmanagement & QR-Codes
Checklisten & Formulare
Microsoft Navision
Personio
Ausgangslage
Anlagenhistorie vor jedem Einsatz aus Projektakten, Papierprotokollen und den Köpfen der Kollegen zusammensuchen. Informationen schwer zum Monteur und vom Einsatz zurück in den Innendienst zu bekommen.
Mit SIMPL
Über 2.000 einzeln erfasste Anlagen und Komponenten, rund 10.000 Berichte pro Jahr digital, Microsoft Navision und Personio automatisch synchronisiert. Ein Datenstand für Büro und Außendienst.
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Unsere Anlagen laufen zwanzig Jahre und länger. Entscheidend ist, dass wir jederzeit wissen, was verbaut ist und was zuletzt daran gemacht wurde. Diese Historie liegt heute vollständig an einer Stelle, und ein Prüfbericht entsteht in rund fünf Minuten direkt am Objekt statt abends am Schreibtisch. Bei 10.000 Berichten im Jahr ist das eine andere Hausnummer. Dass ERP und Personalsystem angebunden sind, spart dem Innendienst die doppelte Pflege.
Björn Mischke
Geschäftsführer bei aTmos Industrielle Lüftungstechnik GmbH
Die Ausgangslage
Anlagenwissen verteilt, Dokumentation auf Papier
aTmos betreut Technik, die über Jahrzehnte im Betrieb bleibt und regelmäßig geprüft und gewartet werden muss. Rauch- und Wärmeabzug, Lüftung, Tageslicht und Beheizung, oft an einem Objekt kombiniert und über mehrere Standorte eines Kunden verteilt.
Vor SIMPL kostete vor allem dreierlei Zeit. Erstens das Zusammensuchen der Anlagenhistorie vor jedem Einsatz, aus Projektakten, aus Papierprotokollen und aus den Köpfen der Kollegen. Zweitens die Frage, wie der Monteur diese Informationen überhaupt für den Einsatz bekommt: was ist verbaut, was wurde zuletzt gemacht, was muss er mitbringen. Und drittens der Rückweg, also Protokolle, Ergebnisse und Nachweise vom Einsatz zurück in den Innendienst.
Gleichzeitig lief die kaufmännische Seite in Microsoft Navision und die Personalseite in Personio, dem System für Personalverwaltung, Abwesenheiten und Zeiterfassung. Wer einen Einsatz plante, brauchte Informationen aus beiden Systemen und musste sie manuell zusammenführen.
Der Weg mit SIMPL
Eine Plattform für Anlagen, Einsätze und Dokumentation
aTmos arbeitet seit rund zwei Jahren mit SIMPL und nutzt die Plattform heute in nahezu allen Bereichen des Serviceprozesses, vom Anlagenstamm über die mobile Dokumentation bis zur Anbindung der umliegenden Systeme.
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Über 2.000 Anlagen und Komponenten einzeln erfasst
Der Anlagenstamm wurde in SIMPL neu aufgebaut, statt alte Strukturen zu übernehmen. Heute führt aTmos dort über 2.000 einzelne Anlagen und Komponenten, und zwar in der Struktur, wie sie vor Ort tatsächlich hängt: vom Objekt über die einzelne Halle bis hinunter zum Antriebszylinder. Jede Ebene trägt ihre technischen Daten, Dokumente und Historie. Das ist die installierte Basis, auf der planbares After-Sales-Geschäft aufsetzt.
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Rund 10.000 Berichte im Jahr, digital statt auf Papier
Prüfprotokolle, Wartungs- und Serviceberichte entstehen direkt vor Ort auf Smartphone oder Tablet, mit Fotos und Unterschrift. Die Ergebnisse hängen unmittelbar an der richtigen Komponente und sind im Büro sofort verfügbar. Kein Abtippen, kein Scannen, keine Suche nach dem Nachweis von vor drei Jahren.
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Microsoft Navision bleibt kaufmännisch, SIMPL führt den Service
Kunden- und Auftragsdaten kommen aus Microsoft Navision nach SIMPL. Angebote, Aufträge und Rechnungen bleiben vollständig im ERP, der komplette Serviceprozess von der Anfrage bis zum Nachweis läuft in SIMPL. Beide Seiten arbeiten mit demselben Datenstand, doppelte Pflege entfällt. Dieselbe Anbindung nutzen wir für die übrigen Microsoft-ERP-Systeme, von Dynamics NAV bis Business Central.
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Personio liefert die Verfügbarkeiten aus der Personalakte
In Personio, dem HR-System von aTmos, liegen Personalstammdaten, Urlaube, Krankmeldungen und Zeiterfassung. Diese Abwesenheiten fließen automatisch nach SIMPL. Die Einsatzplanung sieht ohne Zutun, wer tatsächlich verfügbar ist. Gepflegt wird weiterhin nur an einer Stelle, nämlich dort, wo die Personalabteilung ohnehin arbeitet.
Systemlandschaft
Ein Datenstand über drei Systeme
SIMPL ersetzt bei aTmos weder das ERP noch das Personalsystem. Es verbindet beide und ergänzt den Teil, für den sie nicht gemacht sind: den Service am Objekt.
Microsoft Navision
ERP, kaufmännisch
- → Kundendaten
- → Auftragsdaten
- • Angebote und Rechnungen
SIMPL
Service und Anlagen
- • Anfragen und Tickets
- • Anlagenstruktur bis zur Komponente
- • Aufträge und Einsatzplanung
- • Digitale Prüf- und Wartungsberichte
- • Dokumente und Historie je Anlage
Personio
HR und Zeiterfassung
- → Urlaube, Krankmeldungen, Zeiten
- → Verfügbarkeit für die Planung
Das Ergebnis
Eine Datenbasis, die mit jedem Einsatz wertvoller wird
Aus verstreutem Anlagenwissen wurden über 2.000 erfasste Anlagen und Komponenten
Von der Halle bis zum einzelnen Antriebszylinder, jeweils mit Technik, Dokumenten und Historie.
Aus Papierprotokollen wurden rund 10.000 digitale Berichte pro Jahr
Erstellt dort, wo gearbeitet wird, direkt an der richtigen Komponente abgelegt.
Aus getrennten Systemen wurde ein gemeinsamer Datenstand
Microsoft Navision und Personio synchronisieren automatisch mit SIMPL, niemand pflegt Daten zweimal.
Aus Reaktion wird planbares After-Sales-Geschäft
Die installierte Basis ist die Grundlage für Wartungsverträge, Nachrüstungen und Modernisierungen.
Hohe Akzeptanz bei den Technikern
Die Anwendung wird im Alltag genutzt, nicht umgangen. Nur so stimmen die Daten dauerhaft.
Ergebnisse in Zahlen
ca. 10.000
erstellte Berichte pro Jahr, digital vor Ort statt auf Papier.
2.000+
einzeln erfasste Anlagen und Komponenten, von der Halle bis zum Antriebszylinder.
2 Systeme
Microsoft Navision und Personio automatisch synchronisiert, keine doppelte Datenpflege.
Wie sieht das für euren Service aus?
In 30 Minuten gehen wir gemeinsam durch, wie Anlagenstruktur, mobile Dokumentation und die Anbindung an euer ERP in eurem Prozess zusammenspielen könnten. Ohne Vorbereitung, einfach ein Gespräch.
