X-COOLING X SIMPL
Vom Papierchaos zur digitalen Inspektion
Wie ein Kühltechnik-Spezialist mit SIMPL sein Asset Management digitalisiert, Inspektionsformulare papierlos erfasst und eine vollständige Anlagenübersicht aufgebaut hat.
- Anwendungsfall: Assetmanagement & QR-Codes · Checklisten & Formulare · Dashboards & Analysen
- Branche: Kühltechnik & Prozesstechnik
“Für uns war wichtig, unser Asset Management und die Inspektionen übersichtlicher zu machen. Mit SIMPL klappt das richtig gut: Unsere Formulare sind digital, die Anlagenübersicht ist vollständig und wir arbeiten ohne Papierchaos. Das erleichtert uns den Alltag.”
Michael SkofVertriebsleiter bei X-Cooling
Die Ausgangslage
X-Cooling ist spezialisiert auf Prozesskühlung – von der Planung über die Installation bis zum laufenden Betrieb. Das Unternehmen betreut eine wachsende Zahl von Kühlanlagen bei Kunden aus unterschiedlichen Industrien. Jede Anlage hat eigene Spezifikationen, Wartungsintervalle und Prüfanforderungen.
Im Alltag bedeutet das: Techniker fahren regelmäßig zu Kundenanlagen, führen Inspektionen durch, dokumentieren Zustände und erstellen Wartungsberichte. Vor SIMPL lief das weitgehend auf Papier. Inspektionsformulare wurden vor Ort von Hand ausgefüllt und anschließend im Büro abgetippt oder in Ordner abgeheftet.
Die Folgen waren absehbar: Die Anlagenübersicht war lückenhaft, weil Informationen über verschiedene Listen, Dateien und Papierordner verteilt waren. Formulare gingen verloren, waren unleserlich oder kamen mit tagelanger Verzögerung im Büro an. Und wenn ein Kunde nach dem aktuellen Stand seiner Anlage fragte, musste das Team erst verschiedene Quellen zusammensuchen, bevor es eine Antwort geben konnte.
Der Weg mit SIMPL
X-Cooling hat mit SIMPL sein gesamtes Anlagen-Management auf eine digitale Basis gestellt – schrittweise, angefangen bei der Anlagenerfassung, dann Inspektionsformulare und schließlich die Auswertung über Dashboards.
Vollständige digitale Anlagenübersicht Jede Kühlanlage ist jetzt zentral in SIMPL erfasst – mit technischen Spezifikationen, Wartungshistorie, zugehörigen Dokumenten und Prüfintervallen. Die verstreuten Excel-Listen und Papierordner sind damit abgelöst. Wenn ein Kunde anruft, hat das Team alle relevanten Informationen zu seiner Anlage in Sekunden auf dem Bildschirm.
Inspektionen papierlos vor Ort Inspektionsformulare und Wartungschecklisten werden jetzt direkt auf dem Tablet am Einsatzort ausgefüllt. Messwerte, Zustandsbeschreibungen und Fotos fließen direkt ins System. Die ausgefüllten Formulare sind sofort verfügbar – kein Abtippen, kein Einscannen, kein Zeitverzug. Auch für die Nachweispflicht gegenüber Kunden ist das ein Vorteil: Jede Inspektion ist dokumentiert, nachvollziehbar und abrufbar.
Dashboards für den Gesamtüberblick Über die integrierten Dashboards sieht das Team auf einen Blick, welche Anlagen zuletzt inspiziert wurden, wo Wartungen anstehen und wie der Gesamtzustand der betreuten Anlagenflotte aussieht. Das macht die Einsatzplanung effizienter und hilft, Wartungen rechtzeitig anzustoßen, bevor Probleme entstehen.
Genutzte Funktionen: → Assetmanagement & QR-Codes → Checklisten & Formulare → Dashboards & Analysen
Das Ergebnis
Vollständige Anlagenübersicht – jederzeit abrufbar Jede Kühlanlage ist mit Spezifikationen, Wartungshistorie und Dokumenten zentral erfasst. Keine verstreuten Listen mehr.
Inspektionen digital und ohne Medienbruch Formulare werden vor Ort auf dem Tablet ausgefüllt – Messwerte, Fotos und Zustandsbeschreibungen landen direkt im System.
Kein Papierchaos mehr Alle Formulare, Berichte und Dokumente sind digital, durchsuchbar und revisionssicher abgelegt. Nichts geht verloren.
Proaktive Wartung statt Reagieren Dashboards zeigen anstehende Wartungen und den Zustand der gesamten Anlagenflotte – das Team agiert vorausschauend statt hinterherzulaufen.
