Wartung und Kundendienst digital steuern – für SHK-Betriebe, die wachsen wollen

Freitagmorgen, der Notdienst war dran: Drei Störmeldungen vom Wochenende liegen auf dem Tisch – handschriftlich auf einem Zettel, den Jens in seine Jackentasche gesteckt hat. Eine Kundin hat per WhatsApp ein Foto vom tropfenden Rohr geschickt. Dein Disponent jongliert die Wochentermine auf einer Magnettafel und versucht, den Heizungs-Check bei Familie Müller noch vor der Thermenwartung bei der Hausverwaltung unterzubringen.

Dein Monteur hat gerade die Gastherme gewartet, den Brenner gereinigt und die Abgaswerte gemessen. Jetzt füllt er das Wartungsprotokoll von Hand aus – im Auto, mit Kugelschreiber, auf einem vorgedruckten Formular. Die Unterschrift des Kunden hat er vergessen. Die Abgaswerte notiert er aus dem Kopf, weil er das Messgerät schon eingepackt hat. Das Protokoll kommt Montag im Büro an, wird abgetippt und irgendwann an den Kunden geschickt.

Ende des Monats will die Hausverwaltung einen Überblick: Welche Heizungsanlagen wurden gewartet? Welche sind überfällig? Welche Mängel wurden dokumentiert? Du weißt, dass die Infos existieren – aber sie stecken in Papierordnern, E-Mails und den Köpfen deiner Monteure.

SIMPL ersetzt Magnettafel, WhatsApp und Papierprotokolle durch ein System. Wartungsaufträge, Störmeldungen und Kundendienst-Einsätze laufen zentral als Tickets ein – per E-Mail, Kundenportal oder QR-Code an der Heizungsanlage. Die KI erkennt automatisch, ob es sich um eine Störung, eine geplante Wartung oder eine Neuanfrage handelt. Dein Disponent plant die Monteure per Drag & Drop auf der Plantafel, sieht wer wo ist und wer welche Qualifikation hat. Und dein Monteur füllt das Wartungsprotokoll direkt beim Kunden auf dem Tablet aus – mit Checkliste, Messwerten, Foto und digitaler Unterschrift. Fertig vor Ort, nicht abends im Auto.

200 Gasthermen, 50 Trinkwasseranlagen, 30 Klimageräte – jede mit eigenem Wartungsintervall. SIMPL verwaltet alle Verträge und erinnert automatisch, wenn ein Termin ansteht. Keine Excel-Liste, die irgendwann veraltet, kein Wandkalender, den keiner pflegt. Bei eingehenden Anfragen erkennt die KI, ob der Kunde einen bestehenden Wartungsvertrag hat, und ordnet das Ticket automatisch zu. Und wenn eine Störmeldung zu einer Anlage reinkommt, die ohnehin demnächst gewartet werden muss, schlägt SIMPL vor, beides in einem Einsatz zu kombinieren – spart Fahrtwege und Zeit.

Dein Monteur öffnet SIMPL auf dem Tablet, sieht den Auftrag mit Anlagenhistorie, füllt die Checkliste aus (Brenner, Abgaswerte, Druck, Sicherheitsventil), trägt Messwerte ein, fotografiert den Aufkleber mit den Prüfwerten und lässt den Kunden direkt unterschreiben. Das Protokoll ist fertig, bevor er das Haus verlässt. Der Kunde bekommt es sofort als PDF. Und wenn der Monteur lieber spricht als tippt, diktiert er den Befund per Spracheingabe – die KI macht daraus einen sauberen Text. Auch im Keller ohne Empfang: SIMPL funktioniert offline und synchronisiert automatisch.

Jede Anlage bekommt einen QR-Code. Dein Monteur scannt ihn und sieht sofort: Typ, Baujahr, letzte Wartung, offene Mängel, hinterlegte Handbücher. Kein Blättern in Ordnern, kein Anrufen im Büro. Bei wiederkehrenden Problemen durchsucht die KI-Wissensdatenbank vergangene Einsätze am gleichen Anlagentyp und schlägt Lösungen vor – damit auch der Azubi vor der Therme weiß, was zu tun ist. Dein Kunde kann über das Kundenportal seine Anlagen einsehen, Wartungstermine prüfen und direkt eine Störmeldung aufgeben – ohne Anruf, ohne E-Mail.